Mặc dù là một trong những thành phần cơ bản nhất của bảo mật điện tử, việc xây dựng một chính sách sao lưu dự phòng có hiệu quả không phải đơn giản. Việc này có thể là một vấn đề phức tạp vì nhiều lý do: nhu cầu lưu trữ dữ liệu gốc và dữ liệu sao lưu tại những địa điểm khác nhau về mặt vật lý, tầm quan trọng của việc bảo đảm bí mật thông tin, và khó khăn trong việc quản lý việc chia sẻ dữ liệu giữa nhiều người dùng đang sử dụng những thiết bị lưu trữ lưu động của riêng họ. Ngoài những phương cách sao lưu và khôi phục dữ liệu, chương này cũng giới thiệu hai công cụ chuyên dùng, Cobian Backup và Undelete Plus.
Những điều bạn có thể học được từ chương này:
- Làm sao để tổ chức và sao lưu thông tin
- Bạn nên lưu trữ dữ liệu dự phòng ở đâu
- Làm sao để quản lý các dữ liệu sao lưu một cách an toàn
- Làm sao khôi phục những tệp vô tình bị xóa
Xác định và tổ chức dữ liệu của bạn
Trong khi việc thực hiện những bước chuẩn bị để ngăn ngừa thảm họa bằng cách đảm bảo thông tin của bạn được an toàn, không nhiễm các phần mềm độc hại và được bảo vệ bởi một tường lửa tiên tiến cùng những mật khẩu mạnh, nếu chỉ có vậy vẫn chưa đủ. Đơn giản chỉ vì có quá nhiều điều có thể xảy ra, bao gồm tấn công của vi rút, tin tặc, chập điện, mất điện, bị đổ nước vào, bị mất trộm, nhiễu từ, hệ thống bị lỗi và phần cứng hỏng, chỉ là vài ví dụ. Chuẩn bị trước khi có sự có xảy ra là cũng quan trọng như là ngăn chăn nó xảy ra vậy.
Việc đầu tiên để xây dụng chính sách dự phòng là hình dung xem tất cả những dữ liệu cá nhân và công việc của bạn hiện đang được lưu trữ ở đâu. Lấy ví dụ thư điện tử của bạn có thể được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ, trong máy tính hay là cả hai nơi cùng một lúc. Và đương nhiên là bạn có thể có nhiều tài khoản thư điện tử. Tiếp theo, có những tài liệu quan trọng trên máy tính bạn sử dụng, có thể là ở nhà hay ở văn phòng. Có những thông tin liên lạc, thông tin về các cuộc trao đổi và những thiết đặt chương trình cá nhân. Cũng có nhiều khả năng dữ liệu còn được lưu trên các ổ đĩa lưu động như thẻ nhớ USB, ổ cứng cắm ngoài hay đĩa CD, DVD và đĩa mềm. Điện thoại di động của bạn chứa danh sách liên lạc và có thể có những tin nhắn quan trọng trong đó. Nếu bạn có một trang web, nó có thể chứa tập hợp những bài viết của nhiều năm làm việc. Và cuối cùng cũng đừng quên những dữ liệu phi số nữa như sổ sách, nhật ký hay thư từ.
Tiếp theo, bạn cần xác định xem trong những dữ liệu này, đâu là những tệp chính và đâu là những dữ liệu sao lại. Bản dữ liệu chính thường là bản được cập nhật nhất của một hay nhiều tệp và là bản mà bạn sẽ sử dụng mỗi khi muốn thay đổi nội dung. Rõ ràng rằng sự phân chia này không cần thiết cho những dữ liệu chỉ có một bản sao, nhưng lại vô cùng cần thiết cho một số loại dữ liệu. Một tình huống xảy ra sự cố thường gặp là khi chỉ dữ liệu sao lại được sao lưu, và bản chính của dữ liệu thì bị mất hay phá huỷ trước khi những bản sao lại này được cập nhật. Hãy tưởng tượng khi bạn đi du lịch đâu đó một tuần và thực hiện việc cập nhật dữ liệu của một bảng tính mà bạn lưu giữ trong thẻ nhớ USB. Tại thời điểm này, bạn cần nghĩ rằng bản dữ liệu trên ổ USB này là bản chính vì bản sao lưu định kỳ tự động của bản dữ liệu không được cập nhật tại văn phòng bạn sẽ không giúp ích gì.
Hãy cố gắng ghi xuống đâu đó một cách rõ ràng về vị trí xác định cụ thể của tất cả những bản sao chính và bản sao lại của tất cả những loại dữ liệu đã xác định phía trên. Điều này sẽ giúp bạn phân định rõ các nhu cầu và bắt đầu xác định chính sách sao lưu phù hợp. Bảng bên dưới đây chỉ ra một ví dụ rất cơ bản. Tất nhiên danh sách của bạn có thể dài hơn nhiều và có thể gồm nhiều ‘thiết bị lưu trữ’ với nhiều hơn một ‘kiểu dữ liệu’ và nhiều loại dữ liệu khác nhau hiện diện trên nhiều thiết bị.
Bản sao lại
| Kiểu dữ liệu | Bản sao chủ/ bản sao lại | Thiết bị lưu trữ | Vị trí |
|---|---|---|---|
| Tài liệu điện tử | Bản chính | Ổ cứng máy tính | Văn phòng |
| Một ít tài liệu điện tử | Bản sao lại | Thẻ nhớ USB | mang theo người |
| Chương trình cơ sở dữ liệu (ảnh, liên lạc, lịch, vv) | Bản chính | Ổ cứng máy tính | Văn phòng |
| Một ít tài liệu điện tử | Bản sao lại | Đĩa CD | Ở nhà |
| Thư điện tử và địa chỉ liên lạc | Bản chính | Tài khoản Gmail | Internet |
| Tin nhắn và liên lạc điện thoại | Bản chính | Máy điện thoại | Mang theo người |
| Tài liệu văn bản giấy (hợp đồng, hóa đơn, vv.) | Bản chính | Trong ngăn kéo | Văn phòng |
Trong bảng trên, bạn có thể thấy rằng:
- Những dữ liệu còn lại nếu ổ cứng của máy tính tại văn phòng bạn bị hỏng là bản sao dữ liệu trong thẻ nhớ USB và đĩa CD tại nhà.
- Bạn không có bản sao dữ liệu ngoại tuyến của thư điện tử và thông tin liên lạc, vì vậy nếu bạn quên mật khẩu (hay ai đó có ác ý tìm cách thay đổi) thì bạn sẽ mất khả năng truy cập chúng.
- Bạn không có bản sao nào khác của dữ liệu trong máy điện thoại của bạn.
- Bạn không có các bản sao lại, dạng số hay phô tô của các tài liệu văn bản giấy như các hợp đồng hay hóa đơn.
Xác định chiến lược sao lưu
Để sao lưu toàn bộ các dạng dữ liệu liệt kê bên trên, bạn cần kết hợp cả phần mềm và phương án thực hiện. Đặc biệt bạn cần đảm bảo rằng mỗi loại dữ liệu thông tin được lưu tại ít nhất hai địa điểm khác nhau.
Các loại tài liệu điện tử
- Tạo bản sao lưu của những tệp tài liệu trên máy tính của bạn sử dụng một chương trình như Cobian Backup, sẽ được đề cập chi tiết hơn bên dưới. Lưu bản dữ liệu sao lưu này vào một thiết bị lưu trữ di động để bạn có thể mang về nhà hoặc những nơi an toàn khác. Có thể sẽ dễ dàng hơn khi dùng đĩa CD hay DVD cho mục đích này hơn là ổ cứng cắm ngoài hay thẻ nhớ USB vì bạn sẽ không gặp nguy cơ mất đi dữ liệu dự phòng trước đây trong lúc thêm vào bản dự phòng mới. Đĩa CD trắng có giá thành khá rẻ nên bạn có thể sử dụng một đĩa mới cho mỗi lần sao lưu. Vì loại dữ liệu này thường là dữ liệu có tính nhạy cảm cao, nên một điều rất quan trọng là bạn cần bảo vệ các dữ liệu sao lưu này bằng cách mã hóa. Bạn có thể xem cách thực hiện tại Chương 4: Bảo vệ các tệp tài liệu tối mật trên máy tính của bạn và mục [Hướng dẫn sử dụng TrueCrypt] .
Các chương trình cơ sở dữ liệu
- Một khi bạn đã xác định được vị trí của các cơ sở dữ liệu, bạn có thể tiến hành sao lưu chúng giống như các loại dữ liệu điện tử khác.
Thư điện tử
- Thay vì việc truy cập hòm thư điện tử thông qua trình duyệt web, hãy cài đặt một chương trình quản lý thư điện tử nhưThunderbird và cấu hình để nó hoạt động với tài khoản của bạn. Đa phần các trang web thư điện tử đều có hướng dẫn cụ thể cách cấu hình các chương trình quản lý để có thể tải về các thư điện tử. Bạn có thể tìm hiểu thêm về chủ đề này tại mục Đọc thêm bên dưới. Hãy chú ý giữ lại bản sao của thư điện tử trên máy chủ, chứ không xóa chúng sau khi tải về máy tính của bạn. Phần Hướng dẫn sử dụng Thunderbird giải thích chi tiết làm điều đó như thế nào.
Dữ liệu trong máy điện thoại
- Để sao lưu danh sách các số điện thoại và các tin nhắn trong máy điện thoại của bạn, bạn có thể kết nối điện thoại với máy tính sử dụng phần mềm thích hợp, thường có sẵn trên trang web của nhà sản xuất điện thoại. Bạn cũng có thể cần phải trang bị một dây nối USB phù hợp để thực hiện việc này. Một cách khác bạn có thể sử dụng chính chiếc điện thoại để sao lưu tin nhắn và các số liên lạc trên chiếc SIM điện thoại vào bộ nhớ của điện thoại, sau đó sao chép lại sang một chiếc SIM điện thoại khác. Giải pháp này có thể là phương án sao lưu khẩn cấp rất hữu ích, nhưng cần nhớ giữ chiếc SIM card dự phòng ở nơi an toàn. Chức năng sao chép thông tin giữa SIM điện thoại với bộ nhớ điện thoại nói trên là một trong những chức năng cơ bản của điện thoại, tuy nhiên nếu chiếc điện thoại của bạn cho phép lưu trữ thông tin trên thẻ nhớ cắm ngoài thì việc sao lưu càng dễ dàng hơn.
Tài liệu văn bản giấy
- Khi có thể, bạn nên chụp lại tất cả tài liệu quan trọng và cất chúng cùng với các bản sao lưu tài liệu điện tử đã đề cập ở phần trên. Sau cùng bạn nên thay đổi lại các thiết bị lưu trữ, loại dữ liệu và các sao lưu dự phòng theo cách tốt nhất tránh được rủi ro mất dữ liệu.
| Loại dữ liệu | Bản chính/ Bản sao lạ | Thiết bị lưu trữ | Vị trí |
|---|---|---|---|
| Tài liệu điện tử | Bản chính | Ổ cứng máy tính | Văn phòng |
| Tài liệu điện tử | Bản sao lại | Đĩa CD | Ở nhà |
| Một số tài liệu điện tử quan trọng | Bản sao lại | Thẻ nhớ USB | Mang theo người |
| Loại dữ liệu | Bản chính/ Bản sao lại | Thiết bị lưu trữ | Vị trí |
|---|---|---|---|
| Cơ sở dữ liệu Chương trình | Bản chính | Ổ cứng máy tính | Văn phòng |
| Cơ sở dữ liệu Chương trình | Bản sao lại | Đĩa CD | Ở nhà |
| Loại dữ liệu | Bản chính/ Bản sao lại | Thiết bị lưu trữ | Vị trí |
|---|---|---|---|
| Thư điện tử và danh sách địa chỉ email | Bản sao lại | Máy chủ Gmail | Internet |
| Thư điện tử và danh sách địa chỉ email | Bản chính | Thunderbird cài đặt trên máy tính | Văn phòng |
| Loại dữ liệu | Bản chính/ Bản sao lại | Thiết bị lưu trữ | Vị trí |
|---|---|---|---|
| Tin nhắn và danh sách liên lạc điện thoại | Bản chính | Máy điện thoại | Mang theo người |
| Tin nhắn và danh sách liên lạc điện thoại | Bản sao lại | Ổ cứng máy tính | Văn phòng |
| Tin nhắn và danh sách liên lạc điện thoại | Bản sao lại | SIM card dự phòng | Ở nhà |
| Loại dữ liệu | Bản chính/ Bản sao lại | Thiết bị lưu trữ | Vị trí |
|---|---|---|---|
| Tài liệu văn bản trên giấy | Bản chính | Ngăn kéo | Văn phòng |
| Scanned documents | Bản sao lại | Đĩa CD | Ở nhà |
Tạo một bản sao dữ liệu số
- Trong nhiều loại dữ liệu được đề cập ở đây, mọi người thường băn khoăn về cách thiết lập chính sách sao lưu dự phòng cho ‘tài liệu số’. Thuật ngữ này có vẻ khá rộng nhưng thường chỉ các loại tệp mà bạn tự quản lý theo dõi và trực tiếp mở chúng bằng cách nhấn đúp chuột? lên tệp hay sử dụng một ứng dụng tương ứng trên trình đơn File. Cụ thể hơn nữa, chúng là các tệp văn bản, tệp Word, tệp trình chiếu, tệp PDF hay bảng tính, v.v. Không giống như thư điện tử, các tài liệu số thường không đồng bộ với các bản sao qua mạng Internet.
- Khi sao tài liệu số của mình, bạn nên nhớ sao lưu các cơ sở dữ liệu của chương trình. Lấy ví dụ, nếu bạn sử dụng một chương trình quản lý lịch làm việc hay một sổ liên lạc điện tử, bạn cần tìm tới thư mục mà các chương trình này chứa dữ liệu. Hi vọng các cơ sở dữ liệu này sẽ nằm cùng trong thư mục chứa tài liệu số của bạn vì chúng thường được lưu trong thư mục My Documents trên các hệ thống Windows. Nếu không phải vậy, bạn cần đảm bảo rằng thư mục tương ứng sẽ được đưa vào danh sách cần sao lưu thường xuyên.
- Thư điện tử được lưu bởi các chương trình như Thunderbird là một ví dụ điển hình về cơ sở dữ liệu của chương trình. Nếu bạn sử dụng một chương trình thư điện tử, nhất là khi bạn không thể hay không muốn lưu bản sao của thông tin trên máy chủ, thì bạn cần đảm bảo rằng cơ sở dữ liệu thư điện tử này nằm trong danh sách dữ liệu được cập nhật thường xuyên. Bạn có thể coi các tệp ảnh, tệp phim là các dữ liệu số hay là các thành phần thuộc một dữ liệu của một phần mềm tùy theo cách bạn xử lý chúng.
Những ứng dụng kiểu như Windows Media player hay iTunes hoạt động theo kiểu cơ sở dữ liệu. Nếu bạn sử dụng các chương trình loại này, bạn có thể phải tìm trong toàn bộ ổ cứng để xem chúng lưu các tệp mà chúng quản lý ở đâu.
Các thiết bị lưu trữ:
Trước khi bạn sao lưu tài liệu số, bạn phải quyết định xem loại thiết bị lưu trữ nào sẽ được sử dụng.
Đĩa quang (CD)
Đĩa CD có dung lượng khoảng 700 Megabytes (MB). Bạn sẽ cần một ổ ghi đĩa CD và một đĩa trắng để tạo một đĩa sao lưu. Nếu bạn muốn có thể xóa dữ liệu trên đĩa CD rồi ghi các dữ liệu mới lên đó, bạn sẽ cần một ổ ghi CD có thể ghi lại được và một đĩa CD ghi lại nhiều lần (CD-RW). Hầu hết các hệ điều hành phổ biến, bao gồm cả Windows XP, hiện đều có sẵn phần mềm điều khiển ghi đĩa CD và CD-RW. Cần chú ý rằng thông tin ghi trên các đĩa CD thường bị hỏng sau thời gian từ năm đến mười năm. Nếu bạn muốn cất giữ một bản dự phòng lâu hơn khoảng thời gian đó, bạn cần sao lưu lại các đĩa dự phòng này định kỳ hoặc có thể mua loại đĩa có ‘thời gian sống’ lâu hơn hay chọn phương án sao lưu khác.
Đĩa DVD
Một đĩa DVD có thể chứa tới 4.7 Gigabytes (GB) dữ liệu hoặc nhiều hơn. Chúng làm việc giống như đĩa CD nhưng yêu cầu các thiết bị cao cấp hơn. Bạn sẽ cần một ổ ghi DVD hay DVD-RW, và loại đĩa tương ứng. Tương tự như đĩa CD, dữ liệu ghi trên đĩa DVD cũng sẽ bị hỏng sau một thời gian nhất định.
Thẻ nhớ USB
Một thẻ nhớ USB có thể chứa được lượng thông tin theo dung lượng cho phép. Thẻ nhớ USB có thể khá rẻ kể cả với những loại có dung lượng tương đương hoặc lớn hơn một đĩa CD hay DVD và chúng có thể xóa đi ghi lại nhiều lần. Giống như đĩa CD và DVD, thẻ nhớ USB có tuổi thọ giới hạn, nằm trong khoảng 10 năm.
Máy chủ từ xa
Một máy chủ sao lưu mạng được bảo trì đúng cách có thể có dung lượng vô hạn, tuy nhiên tốc độ và sự ổn định của kết nối Internet bạn sử dụng sẽ quyết định liệu đây có phải là một lựa chọn khả thi hay không. Lưu ý rằng việc chạy một máy chủ sao lưu dự phòng tại nơi làm việc có thể cho tốc độ cao hơn so với việc truyền qua mạng Internet nhưng sẽ vi phạm nguyên tắc lưu trữ dữ liệu tại những địa điểm khác nhau. Có những dịch vụ sao lưu miễn phí trên Internet nhưng bạn nên mã hóa dữ liệu trước khi tải chúng lên các máy chủ thuộc về các cá nhân hay tổ chức mà bạn không biết hay tin tưởng.
Phần mềm Sao lưu
Cobian Backup là một công cụ khá thân thiện, có thể được thiết lập để chạy tự động, định kỳ tại các thời điểm được lập trình, và chỉ sao lưu cập nhật những tệp có thay đổi so với lần sao lưu gần nhất. Nó cũng có thể mã hóa bản sao lưu dự phòng để làm giảm dung lượng.
Thực hành: Hãy bắt đầu với Hướng dẫn sử dụng Cobian Backup
Luôn luôn là một điều nên làm khi mã hóa các tệp sao lưu dùng các công cụ như TrueCrypt. Thông tin thêm về mã hóa dữ liệu có thể tìm được ở Bài 4: Làm sao để bảo vệ các tệp dữ liệu tối mật trên máy tính của bạn. ‘’
Thực hành: Hãy bắt đầu với Hướng dẫn sử dụng TrueCrypt
Khi sử dụng những công cụ sao lưu này, có một số lưu ý sau đây sẽ giúp hệ thống sao lưu của bạn hoạt động hiệu quả hơn:
- Tổ chức các tệp trên máy tính của bạn. Cố gắng di chuyển tất cả các thư mục có chứa các tài liệu số mà bạn muốn sao lưu về một nơi, có thể là bên trong thư mục My Documents.
- Nếu bạn sử dụng chương trình có lưu dữ liệu sử dụng cơ sở dữ liệu của chương trình, trước hết bạn cần xác định xem vị trí của cơ sở dữ liệu đó, kiểm tra xem chương trình có cho phép bạn thay đổi vị trí lưu dữ của nó không. Nếu được thì bạn cần đưa nó về cùng thư mục lưu các tài liệu số.
- Tạo một thời gian biểu tiến hành việc sao lưu.
- Cố gắng thiết lập quy trình chuẩn cho mọi nhân viên trong văn phòng chưa có kế hoạch sao lưu an toàn. Giúp các đồng nghiệp hiểu rõ tầm quan trọng của vấn đề này.
- Kiểm tra quá trình thực hiện việc khôi phục dữ liệu từ các bản dự phòng. Nên nhớ rằng, khi có vấn đề thì bạn cần quan tâm tới cách thức khôi phục dữ liệu chứ không phải là việc sao lưu dữ liệu.
Khôi phục các tệp bị xóa nhầm
Khi bạn xóa một tệp trong Windows, nó biến mất khỏi màn hình nhưng nội dung của nó vẫn còn tồn tại trong máy tính. Thậm chí sau khi bạn đã chọn làm rỗng Thùng Rác, thông tin từ tệp bạn vừa xóa vẫn có thể được tìm thấy trên ổ cứng của máy tính. Bài 6: Làm sao để hủy thông tin nhạy cảm để hiểu rõ hơn về điều này.
Bình thường nếu bạn vô tình xóa nhầm một tệp hay một thư mục quan trọng trên máy tính, chính nhờ sự kém an toàn trong việc bảo vệ thông tin vừa mô tả phía trên của hệ thống giúp bạn có cơ hội khôi phục lại. Có một số chương trình có thể khôi phục một số tệp vừa bị xóa, trong đó có công cụ là Recuva.
Thực hành: Hãy bắt đầu với Hướng dẫn sử dụng Recuva
Những công cụ này không phải lúc nào cũng có tác dụng, bởi Windows có thể đã ghi đè thông tin mới lên những thông tin bạn vừa xóa. Vì vậy một điều rất quan trọng là bạn sử dụng máy tính càng ít càng tốt trước lúc cố gắng khôi phục dữ liệu bằng một công cụ như Recuva. Bạn càng sử dụng máy tính nhiều trước khi nỗ lực khôi phục thì cơ hội thành công càng ít đi. Điều này cũng có nghĩa là bạn nên cài đặt chương trình khôi phục tệp sẵn trong máy tính của mình, Nếu bạn phải cài đặt chương trình sau khi đã xóa nhầm dữ liệu quan trọng thì có nguy cơ chính chương trình bạn vừa cài đặt nên sẽ ghi đè lên dữ liệu mà bạn muốn khôi phục.
Có vẻ như có rất nhiều việc phải làm để thực hiện được những chính sách và học những cách sử dụng những công cụ được đề cập trong chương này. Duy trì phương thức sao lưu dự phòng của bạn, một khi hệ thống đã vận hành tốt sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc thiết lập lần đầu tiên. Có được bản sao lưu dữ liệu là một trong những điều quan trọng nhất của qui trình đảm bảo an toàn dữ liệu của bạn và bạn có thể thư giãn và biết rằng những nỗ lực thực hiện toàn bộ những việc này là hoàn toàn hữu ích và xứng đáng.
